In un’azienda vengono creati ogni giorni centinaia di file e documenti. Armadi e raccoglitori strapieni appartengono sempre più al passato e per la maggior parte delle aziende la soluzione sta in una gestione dei documenti su base elettronica.Tuttavia, questo tipo di gestione dei documenti è efficiente solo se le informazioni elettroniche sono accessibili da parte di tutti i dipendenti in modo facile e veloce, facendo risparmiare all’azienda tempo e denaro.
Per poter sempre disporre delle informazioni nel posto giusto al momento giusto, è consigliabile affidarsi a un sistema di gestione dei documenti (Document Management System - DMS). Per sistema di gestione dei documenti (DMS) si intende un software basato su un database che gestisce i documenti elettronici e li mette a disposizione dei dipendenti. Tramite funzioni di ricerca esaurienti e intuitive, le informazioni possono essere trovate ed elaborate rapidamente all’interno del sistema di gestione dei documenti. In particolare, grazie a un sistema di gestione dei documenti, i team interdisciplinari possono lavorare contemporaneamente sugli stessi documenti, senza che vadano perse delle informazioni.
Attraverso una gestione dei documenti ben organizzata la sua azienda potrà risparmiare il tempo che solitamente era dedicato alla ricerca e si potranno evitare errori durante l’aggiornamento dei documenti. Avere informazioni aggiornate e trasparenti è un fattore decisivo per il successo di un’azienda. Proprio per questo la gestione dei documenti viene spesso considerata la disciplina più importante nell’organizzazione di un’azienda.
Qual è l’obiettivo che vuole raggiungere adottando un sistema di gestione dei documenti (Document Management System - DMS)? Vuole ridurre i costi di archiviazione, trasformando tutti i documenti in formato elettronico? O vuole ridurre i tempi di ricerca, aumentando così la produttività del lavoro? Oppure ancora vuole rendere possibile l’accesso contemporaneo ai documenti da parte di diversi team di progetto?
Con l’aiuto dei nostri esperti, selezioniamo la soluzione più adatta a lei per la gestione dei documenti. In questo caso ci affidiamo alle soluzioni di gestione dei documenti di ELO Digital Office, produttore leader del settore, e alle nostre competenze nell’uso di SharePoint.
Desidera ricevere ulteriori informazioni sul tema DMS? Ci contatti compilando il seguente modulo di richiesta.
I vostri vantaggi:
- Archiviazione strutturata e trasparente delle informazioni all’interno del DMS
- Possibilità di accesso contemporaneo ai documenti grazie al sistema di gestione dei documenti
- Riduzione dei tempi di accesso e di archiviazione attraverso il sistema di gestione dei documenti
- Nessuna lunga e difficile ricerca dei documenti grazie alle esaurienti funzioni di ricerca del DMS
- Risparmio di spazio e riduzione dei costi di archiviazione grazie alla gestione dei documenti in formato elettronico