Systems Business Suite: s-Signer

In Ihrem geschäftlichen Alltag findet der Großteil Ihrer Kommunikation mittlerweile digital statt – und das beschleunigt und vereinfacht viele Vorgänge enorm. Zum Beispiel die gesamte digitale Rechnungslegung, die mit der Systems Business Suite einfach, übersichtlich und automatisiert erfolgt. Die Business Suite wurde nun um ein Modul erweitert, das noch mehr Komfort und Funktionalität bringt: Der integrierte s-Signer bietet die komplette Palette digitaler Signaturen und schafft damit nicht nur Übersicht, sondern auch Rechtssicherheit. Denn die muss in jedem Fall gegeben sein, damit eine Unterschrift im Zweifels- oder Streitfall auch wirklich gilt. Das ist unter ganz bestimmten Voraussetzungen der Fall – sie alle erfüllt der s-Signer.  

Auf Nummer sicher

Damit eine digitale Signatur rechtsgültig ist, muss sie gewisse Vorschriften erfüllen (gemäß EU-Verordnung eIDAS und Codice dell’Amministrazione Digitale, CAD). Unterschieden wird bei digitalen Unterschriften zwischen einfachen (FES), fortgeschrittenen (FEA)und qualifizierten digitale Signaturen (FEQ).  

Vor allem die FES ist – obwohl eine gängige – insbesondere in Italien im Hinblick auf Rechtssicherheit eine „schwache“ Signatur, denn hierzulande gilt: Um als zertifiziert und damit rechtssicher zu gelten, benötigt eine Unterschrift die Schriftform. Die ist im digitalen Bereich nur mit den Varianten FEA und FEQ gegeben. Der Unterschied: Bei diesen Signaturen wurde der Unterzeichnende – anders als bei der einfachen Unterschrift – rechtlich korrekt und eindeutig identifiziert.  

Um jedoch auch der FES eine möglichst hohe gesetzliche Gültigkeit zu verleihen, wird im s-Signer zusätzlich ein Zertifikat hinterlegt. Darüber hinaus bietet das Programm zudem die Möglichkeit, erhaltene Dokumente auszudrucken und händisch zu unterschreiben, wenn Sie das möchten. Generell läuft im Modul aber alles digital, unkompliziert und schnell. 

So funktioniert der s-Signer

Über das Programm steuern Sie die Auswahl des Unternehmens, in dessen Namen das zu unterzeichnende Dokument versendet werden soll. Sie wählen eine unlimitierte Anzahl an Empfängern aus, weisen jedem ein Unterschriftsfeld und die oder auch mehrere gewünschte Unterschriftsvarianten zu und versenden es entweder direkt über das Programm oder über Ihren Mail-Account.

Gut zu wissen: Nur Sie als Sender benötigen einen s-Signer-Zugang, der Empfänger nicht. Sobald das Dokument unterzeichnet wurde, liegt es in der Business Suite zur weiteren Bearbeitung bereit. Und das ist noch nicht alles – der s-Signer bietet noch mehr Nutzen. 

Automatisch rechtskonform archiviert

Sämtliche Dokumente, die digital signiert wurden, müssen (gemäß Conservazione a Norma) auch gesetzeskonform – in diesem Fall also digital – archiviert werden. Werden sie lediglich in gedruckter Form aufbewahrt, verliert das Zertifikat, das die Echtheit und Unveränderlichkeit der Signatur garantiert, seine Gültigkeit. Das erledigt der s-Signer automatisch für Sie: Das Tool archiviert Dokumente direkt und rechtskonform. 

Vielleicht klingt es etwas kompliziert – ist es aber nicht. Denn der s-Signer ist ein kompaktes, selbsterklärendes und selbstverständlich gemäß unseren hohen Standards sicheres Programm, das Ihren Arbeitsalltag deutlich effizienter gestalten wird. Einfach einsteigen und loslegen!